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Sesión 6 · 25 de agosto · Nivel 3 · Automatización

Automatización: configúralo una vez, que se repita solo

Dejar armado el reporte que elegiste en la sesión 1 — para que a partir del lunes salga sin que escribas un prompt.

Material de estudio

Lo que vas a entender

Esta es la sesión donde “uso IA” se convierte en “la IA lo hace”. La diferencia es una instrucción guardada.

Las tres formas de guardar el trabajo

Todas existen hoy, todas son gratis o casi, y casi nadie las usa.

1

Instrucciones guardadas

Proyectos con contexto fijo: tu empresa, tu formato, tu tono. Dejas de repetir el mismo prompt.

2

Flujos repetibles

Recetas paso a paso que la IA ejecuta igual cada vez: tu reporte semanal, tu minuta, tu propuesta.

3

Tareas programadas

La IA corre sola en un horario: resumen de correos cada mañana, reporte cada lunes.

4

Conectores

La IA lee directo de tu Drive, tu correo o tu CRM y deja de depender de que tú subas el archivo.

La regla de las 2 veces

Si lo haces más de 2 veces al mes con la IA, automatízalo. Y al revés: si lo haces una vez al trimestre, no pierdas la tarde configurando.

Empieza por lo aburrido

Lo que automatizas primero debe ser repetitivo y de bajo riesgo, no lo más importante.

La instrucción se escribe una vez, bien

Media hora escribiendo la instrucción ahorra el resto del año.

Deja el punto de control humano

Que la IA prepare y tú apruebes. Aprobar toma 2 minutos; rehacer toma 2 horas.

Documenta dónde vive

Un flujo que solo tú sabes que existe es una bomba de tiempo cuando sales de vacaciones.

Casos · lo que hizo alguien como tú

Tres empresas, tres movimientos

Casos compuestos con datos ficticios: te enseñan el movimiento, no te presumen un resultado. Cada uno trae el prompt exacto para que lo copies y lo adaptes.

Distribución

Abarrotera del Golfo

Director comercial

El dolorEl reporte semanal de ventas lo armaba un analista cada lunes: 3 horas de copiar, pegar y formatear.

El movimientoUn proyecto con las instrucciones del reporte escritas una vez. El lunes el analista solo arrastra el archivo nuevo. Nada más.

3 horas cada lunes10 segundos

Lo que cambió de fondoEl analista dejó de formatear y empezó a explicar. Es literalmente otro puesto.

Ver el prompt de este caso
Prompt · Abarrotera del GolfoINSTRUCCIONES DEL PROYECTO (se escriben una sola vez): Eres el analista de ventas de nuestra empresa. Cada vez que reciba un archivo de ventas semanales, produce SIEMPRE el mismo reporte, sin que yo te lo pida: 1. Resumen ejecutivo de 4 líneas. 2. Tabla de venta por sucursal con variación contra la semana anterior. 3. Top 3 y bottom 3 de vendedores. 4. Alertas: caídas mayores a 15%, anomalías de datos, sucursales sin registro. 5. Una recomendación accionable para la semana. Tono directivo, sin jerga. Si falta un dato, dilo explícitamente en lugar de estimarlo.
Despacho legal

Bufete Cárdenas

Socio administrador

El dolorCada mañana revisaba 60 correos para saber qué era urgente. Una hora antes de empezar a trabajar.

El movimientoUna tarea programada a las 7:00 am: resumen de lo que llegó, clasificado por urgencia real y con el borrador de respuesta de los tres más simples.

1 hora de bandejaun resumen a las 7:00

Lo que cambió de fondoLlega a la oficina sabiendo qué pasó, no descubriéndolo.

Ver el prompt de este caso
Prompt · Bufete CárdenasCada día hábil a las 7:00 am, revisa los correos recibidos desde las 6:00 pm del día anterior y prepárame: 1. Los 5 asuntos que requieren mi decisión hoy, con una línea de contexto cada uno. 2. Lo que puede esperar, en una sola lista. 3. Borrador de respuesta para los que sean puramente de acuse o agenda. No respondas nada por tu cuenta. Solo prepara.
Manufactura

Textiles Ánimas

Gerente de planta

El dolorEl reporte de producción diario dependía de que el supervisor de turno se acordara del formato. Cada turno lo entregaba distinto.

El movimientoUna instrucción guardada convirtió el formato en algo del sistema, no de la memoria del supervisor.

3 formatos según el turno1 formato siempre

Lo que cambió de fondoComparar días dejó de requerir traducción.

Ver el prompt de este caso
Prompt · Textiles ÁnimasEres el asistente de reportes de producción de nuestra planta. Cada vez que reciba datos de un turno, produce siempre: unidades producidas vs. meta, paros con su causa y minutos, merma con % contra estándar, y una alerta si algún indicador se desvía más de 10%. Si el supervisor no reportó un dato, escribe SIN DATO en lugar de omitir la línea. Nunca estimes un número de producción.
Laboratorio

Prompts para practicar

Los mismos que se corren en vivo. Cópialos, pégalos y cámbialos por tu caso.

Instrucciones de proyecto · plantillaEres [ROL] de nuestra empresa, que se dedica a [QUÉ]. Cada vez que te comparta [TIPO DE ARCHIVO O INFORMACIÓN], produce SIEMPRE el mismo entregable, sin que te lo pida: 1. [SECCIÓN] 2. [SECCIÓN] 3. [SECCIÓN] Tono: [X]. Longitud: [Y]. Si falta un dato, dilo explícitamente en lugar de estimarlo. Nunca incluyas [LO QUE NUNCA DEBE APARECER].
El resumen de la mañanaCada día hábil a las 7:00 am prepárame un resumen de [FUENTE]: qué requiere mi decisión hoy, qué puede esperar y qué puedo delegar. Máximo una pantalla. No ejecutes nada por tu cuenta.
Convierte tu proceso en recetaTe voy a describir un proceso que hago manualmente cada semana. Conviértelo en una instrucción paso a paso que puedas ejecutar igual siempre, e identifica en qué paso debe haber una revisión humana obligatoria y por qué. [DESCRIBE TU PROCESO]
Materiales

Descargas

Entrega antes de la siguiente sesión

Tus tareas

Compártelas en el grupo de WhatsApp del programa — se revisan en vivo al inicio de la sesión siguiente. Si no alcanzaste a hacer todo, entrega lo que tengas.

Deja corriendo tu proyecto del curso

45 minutos · la tarea del programa

El reporte que elegiste en la sesión 1: escribe sus instrucciones, créalo como proyecto y pruébalo con dos archivos distintos.

Entregas: Las instrucciones que escribiste y el resultado de las dos corridas.

Una tarea programada

15 minutos

Configura un resumen automático diario o semanal de algo que hoy revisas a mano.

Entregas: Qué automatizaste y a qué hora corre.

Calcula tu ahorro

5 minutos

Horas al mes que te quitaba × 12. Ese número es tu retorno del curso.

Entregas: El número.

Regla de oro del programa. No subas datos de clientes, nómina, contratos vigentes ni información personal a cuentas personales gratuitas de IA. Para practicar usa los archivos ficticios del portal, o anonimiza. Cuando pases a datos reales, cuenta de empresa.